NGENELO.NET – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (Perpusda) Kabupaten Kepahiang siap lakukan pendampingan terkait tata kelola arsip. Apal yang di lakukan Perpusda Kepahiang, guna mendukung terlaksananya pengelolaan arsip yang baik di OPD lingkungan Pemkab Kepahiang.
Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kepahiang Zikrullah, M.Pd menerangkan, pendampingan dan pembinaan tata kelola kearsipan di sejumlah OPD di lakukan agar para pegawai mampu mengelola arsip dengan norma, standar dan prosedur.
Serta, tata kelola arsip di lakukan sesuai dengan kaidah kearsipan sebagaimana yang tercantum pada Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan beserta peraturan pelaksanaannya.
“Pengelolaan arsip yang di laksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan manfaat besar bagi kehidupan organisasi, pemerintah, dan masyarakat.
Ketersediaan arsip secara utuh, autentik, dan terpercaya pada setiap OPD akan memberi dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi,” jelas Zikrullah.
Di tambahkan, pesatnya pembangunan dapat menyebabkan volume arsip semakin banyak. Oleh karena itu harus di imbagi pengelolaan arsip yang sistematis dan praktis, yang mendukung kelancaran penemuan arsip dengan mudah dan cepat.
“Sebenarnya untuk melakukan efisiensi ruang penyimpanan arsip dan kemudahan temu balik arsip, maka perlu di laksanakan penyusutan arsip.
Akan tetapi kita perlu dulu regulasi jadwal retensi arsip sebagai pedoman penyimpanan dan pemusnahan arsip,” terang Zikrullah.
Kelola Arsip dengan Benar
Kemudian, dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, melaikan keharusan.
Hanya saja, di katakan untuk sistem pengelolaan arsip elektronik di butuhkan perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan saat ini.
“Kemudian dalam mengelola arsip pula, keamanan gudang penyimpangan arsip harus menjadi faktor penting, perlu di lakukan pengecekan secara berkala.
Sebenarnya solusi praktis yakni pengelolaan arsip elektronik, tapi ini harus di rencanakan secara matang. Makanya belum masuk pada usulan pembahasan Raperda tahun ini,” beber Zikrullah.
Sesuai Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyatakan penyelenggaraan kearsiapan ini bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya.
Terwujudnya pengelolaan arsip yang handal, perlindungan kepentingan negara. Serta hak-hak keperdataan, keselamatan dan keamanan arsip, keselamatan aset maupun meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Di harapkan pula dengan tata kelola arsip yang benar, dapat meningkatkan kinerja OPD di lingkungan Pemkab Kepahiang. (adv)